Krankmeldung per Telefon: Was Arbeitgeber zur eAU wissen müssen

Die Krankmeldung wirkt wie Routine, bis es Streit gibt: Der Mitarbeiter meldet sich per Telefon krank, die eAU ist nicht abrufbar, oder die Bescheinigung endet auffällig genau mit der Kündigungsfrist. Die kurze Antwort für den Moment: Es gelten weiterhin die bisherigen Regeln. Die Krankmeldung per Telefon und der eAU-Abruf funktionieren wie bisher. Die Bundesregierung hat aber im Sommer 2026 angekündigt, beides zu verschärfen. Dieser Beitrag zeigt, was heute gilt, was geplant ist und wie Sie Zweifelsfälle sauber behandeln.

Was gilt heute für Krankmeldung und Nachweis?

Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Das ist die Meldung, und sie ist von der ärztlichen Bescheinigung (dem Nachweis) zu trennen. Die Meldung ist formlos möglich, also auch per Anruf oder Nachricht, und gilt ab dem ersten Tag.

Den ärztlichen Nachweis verlangt das Gesetz bisher erst ab dem vierten Tag, wie die Apotheken Umschau zusammenfasst. Arbeitgeber dürfen die Bescheinigung aber auch früher verlangen. Das gilt nach § 5 Abs. 3 EFZG schon heute, auch laut Lexology ab dem ersten Krankheitstag.

Hält sich ein Mitarbeiter nicht an Melde- oder Nachweispflicht, kann das Folgen für die Entgeltfortzahlung haben. Laut Deutschem Ärzteblatt darf der Arbeitgeber sie dann verweigern. Wird der Nachweis später erbracht, ist ab dann wieder zu zahlen.

Wie funktioniert die eAU für Arbeitgeber?

Bei der eAU melden Mitarbeiter sich weiterhin selbst krank, während der Arbeitgeber die Bescheinigung bei der Krankenkasse abruft. Die klassische Papierbescheinigung gibt es für gesetzlich Versicherte nicht mehr. Die Praxis übermittelt die Daten elektronisch an die Krankenkasse. Seit dem 1. Januar 2023 ist dieser Abruf laut BKK Linde für Arbeitgeber verpflichtend. Der Abruf soll am Folgetag der ärztlichen Feststellung möglich sein.

Die Meldepflicht bleibt davon unberührt: Beschäftigte melden sich weiterhin selbst krank. Die eAU ersetzt nur den Nachweis, nicht die Mitteilung an den Betrieb.

Wann brauchen Arbeitgeber weiterhin eine Papierbescheinigung?

Eine Papierbescheinigung brauchen Sie bei Privatversicherten sowie bei Bescheinigungen von Privatärzten oder aus dem Ausland. Das nennt die Techniker Krankenkasse: In diesen Fällen gilt der Datenabruf nicht. Bei Minijobbern ist der Abruf möglich, setzt aber die Kenntnis der zuständigen Krankenkasse voraus.

Ist die Krankmeldung per Telefon noch möglich und was ist geplant?

Ja, die telefonische Krankschreibung ist weiterhin möglich. Der Gemeinsame Bundesausschuss hat die in der Pandemie eingeführte Regel dauerhaft in die Regelversorgung übernommen. Sie ist auf höchstens fünf Kalendertage begrenzt. Patienten müssen laut Apotheken Umschau in der Praxis bekannt sein und dürfen keine schweren Symptome haben. Für Sie als Arbeitgeber ist die telefonisch ausgestellte Bescheinigung formal eine ganz normale AU und wird über die eAU abgerufen.

Was plant die Koalition?

Die Koalition plant eine verpflichtende AU-Vorlage ab dem ersten Krankheitstag und will die telefonische Krankschreibung abschaffen. Nach dem Beschluss des Koalitionsausschusses vom 2. Juli 2026 soll laut Vorwärts eine verpflichtende Vorlage der AU ab dem ersten Tag der Erkrankung kommen. Die telefonische Krankschreibung soll wegfallen. Ausnahmen sollen laut Apotheken Umschau auf Betriebsebene möglich sein. Bundeskanzler Merz stellte klar, dass Beschäftigte dafür nicht am ersten Tag in die Praxis müssen, aber ab dann eine Bescheinigung haben sollen. Die Videosprechstunde soll laut heute-krank.de erhalten bleiben.

Was ist noch offen?

Ein Gesetz gibt es bislang nicht. Bis zur Umsetzung gelten die bisherigen Regeln weiter, wie die Stuttgarter Zeitung festhält. Auch ein Starttermin steht nicht fest. Offene Details, etwa zu Ausnahmen oder Rückwirkung, muss erst ein Gesetzentwurf klären. Planen Sie also nicht mit einem Stichtag, sondern beobachten Sie das Gesetzgebungsverfahren.

Wann verliert eine Krankschreibung ihren Beweiswert?

Eine ordnungsgemäße AU hat vor Gericht einen hohen Beweiswert. Er lässt sich aber erschüttern, wenn ernsthafte Zweifel an der Erkrankung bestehen. Das sind die typischen Streitfälle:

• Krankmeldung unmittelbar nach Kündigung: Laut LTO kann der Beweiswert entfallen, wenn Kündigung und Krankmeldung zeitlich unmittelbar zusammenfallen. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 8. September 2021 (5 AZR 149/21) einen Fall, in dem die Bescheinigung passgenau die Kündigungsfrist abdeckte, wie anwalt.de berichtet. Es kommt immer auf den Einzelfall an, wie die Caritas-Dienstgeberseite zu einem weiteren Fall festhält: Es fehlte die Gleichzeitigkeit von Bescheinigung und Kündigung, der Beweiswert blieb bestehen.
• Bescheinigung aus dem Ausland: Das BAG entschied am 15. Januar 2025 (5 AZR 284/24), dass auch einer im Nicht-EU-Ausland ausgestellten AU grundsätzlich der gleiche Beweiswert wie einer deutschen zukommt. Auch sie kann erschüttert werden, wenn der Arbeitgeber Zweifel begründet darlegt.
• Nachweis nicht abrufbar: Das kann an Privatversicherung, Privatarzt oder Ausland liegen (siehe oben). Fragen Sie zuerst beim Mitarbeiter nach, bevor Sie Konsequenzen ziehen.

Wichtig: Bloßes Misstrauen genügt nicht. Wer Entgeltfortzahlung verweigern oder abmahnen will, braucht konkrete, belegbare Umstände. Holen Sie dafür im Einzelfall fachkundigen Rat ein. Mehr zu Rechten und Pflichten rund um Abmahnung finden Sie im Beitrag Abmahnung im Job: Verstehen, reagieren und vermeiden.

Was bedeutet das für kleine und mittlere Unternehmen?

In kleinen Betrieben läuft die Krankmeldung oft informell: ein Anruf beim Chef, eine WhatsApp-Nachricht, ein Zettel für die Büroleitung. Das wird zum Problem, wenn später Zeitpunkt und Inhalt der Meldung streitig sind. Ein Fehlzeitenmuster oder ein später Anruf lässt sich ohne Aufzeichnung kaum belegen. Kommt die Attestpflicht ab Tag 1, steigt außerdem der Aufwand: Mehr Bescheinigungen sind abzurufen, mehr Fälle zu prüfen. Eine einheitliche, dokumentierte Routine zahlt sich deshalb schon jetzt aus. Grundlagen zur Rolle von Fehlzeiten im Betrieb finden Sie im Beitrag Die Rolle von Krankheitstagen im Personalmanagement.

Welche praktischen Empfehlungen gibt es für Arbeitgeber?

Sieben Schritte machen Ihren Umgang mit Krankmeldungen schon heute rechtssicher und vorbereitet auf Änderungen:

• Meldeweg festlegen: Legen Sie schriftlich fest, wie, bei wem und bis wann sich Beschäftigte krankmelden (zum Beispiel vor Arbeitsbeginn bei der Vorgesetzten oder in einem System).
• Jede Meldung festhalten: Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Meldeweg und voraussichtliche Dauer.
• eAU am Folgetag abrufen: Prüfen Sie, ob die Bescheinigung vorliegt, und fragen Sie bei Fehlen nach.
• Ausnahmen kennen: Für Privatversicherte, Privatärzte und Auslandsbescheinigungen brauchen Sie weiterhin Papier.
• Früheren Nachweis prüfen: Sie dürfen die AU schon heute ab dem ersten Tag verlangen. Überlegen Sie, ob das für Ihren Betrieb sinnvoll ist, und wenden Sie es einheitlich an.
• Zweifelsfälle sachlich dokumentieren: Halten Sie konkrete Auffälligkeiten fest, etwa den zeitlichen Zusammenhang mit einer Kündigung, statt Vermutungen. Lassen Sie sich im Einzelfall beraten.
• Gesetzgebung beobachten: Planen Sie die Umstellung erst, wenn ein Gesetzentwurf vorliegt.

Fazit

Heute gilt: Beschäftigte melden sich unverzüglich krank, die Bescheinigung ist erst ab dem vierten Tag Pflicht, und Sie rufen die eAU bei der Krankenkasse ab. Die telefonische Krankschreibung ist weiter möglich, soll aber nach den Plänen der Koalition wegfallen, während die Attestpflicht ab Tag 1 kommen soll. Bei Zweifeln zählen konkrete Umstände und eine saubere Dokumentation, nicht das Bauchgefühl.

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