Zeiterfassung Bußgeld: Bis zu 30.000 € laut Gesetzentwurf

Beim Thema Zeiterfassung Bußgeld gilt: Wer die Arbeitszeit seiner Beschäftigten nicht erfasst, riskiert nach dem aktuellen Entwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ein Bußgeld von bis zu 30.000 €. Der Entwurf ist noch kein Gesetz. Die Pflicht zur Erfassung besteht aber unabhängig davon bereits. Dieser Beitrag zeigt, was heute gilt und was der Entwurf ändern würde. Er zeigt auch, wer ausgenommen wäre und was Sie jetzt tun sollten.

Wo steht das Gesetzgebungsverfahren?

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Das berichtet unter anderem die Handwerkskammer in einem Beitrag auf hwkno.de. Ein Referentenentwurf ist ein Arbeitsstand des Ministeriums und noch kein beschlossenes Recht. Einen Kabinettsbeschluss gibt es bislang nicht. Inhalt und Zeitplan können sich daher noch ändern. Was Sie unten zu Bußgeld und Ausnahmen lesen, beschreibt den Entwurfsstand und nicht geltendes Recht.

Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung schon heute?

Ja, seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. So fasst es die IHK Rhein-Neckar zusammen. Eine bestimmte Form schreiben weder der Beschluss noch das Arbeitsschutzgesetz vor. Papier, Tabelle oder Software sind also möglich.

Gibt es heute schon ein Bußgeld für fehlende Zeiterfassung?

Ein eigener Bußgeldtatbestand für die fehlende Erfassung ist bislang nicht ausdrücklich geregelt. Das ändert nichts daran, dass die Aufsichtsbehörden aktiv werden können. Die Kanzlei Kristina Schilder weist darauf hin, dass Behörden Betriebe anschreiben und dabei auf mögliche Bußgelder bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz verweisen. Ein Verstoß gegen die Arbeitszeitregeln selbst, etwa bei Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten, ist schon heute eine Ordnungswidrigkeit. Wie weit die Arbeitgeber dafür haften, lesen Sie im Beitrag Arbeitszeitverstöße – Wer haftet und welche Regeln gelten?.

Was würde der Entwurf zur Arbeitszeiterfassung ändern?

Die Aufzeichnungspflicht soll nach dem Entwurf in § 16 Abs. 2 ArbZG stehen. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind demnach am Tag der Arbeitsleistung und grundsätzlich elektronisch festzuhalten. Eine bestimmte Art der elektronischen Erfassung soll nicht vorgeschrieben werden (laut hwkno.de). Beschäftigte sollen zudem auf Verlangen Auskunft und eine Kopie ihrer Aufzeichnungen erhalten. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, ersetzt die Erfassung aber nicht. Mehr dazu im Beitrag Das Ende der Vertrauensarbeitszeit?.

Wie hoch wäre das Bußgeld bei fehlender Zeiterfassung?

Nach den Fachberichten zum Entwurf soll das Bußgeld bis zu 30.000 € betragen. Es soll drohen, wenn Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt werden. Auch wer sie nicht ordnungsgemäß aufbewahrt oder den Auskunfts- und Kopieanspruch nicht erfüllt, muss damit rechnen. Fehlende oder lückenhafte Erfassung wäre damit direkt bußgeldbewehrt und nicht mehr nur ein Umweg über andere Vorschriften.

Die 30.000 € sind ein Höchstrahmen. Wie hoch ein Bußgeld im Einzelfall ausfiele, entscheidet die zuständige Behörde. Verlässliche Richtwerte für die Praxis gibt es bei einem noch nicht beschlossenen Gesetz nicht.

Wer wäre von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen?

Betriebe bis 10 Beschäftigte und Privathaushalte

Nach dem Entwurf wären Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte nur von der elektronischen Form ausgenommen. Die Aufzeichnung selbst bliebe auch für sie nötig, dann eben auf Papier oder in einer Tabelle. Auch für diese Betriebe gilt die Pflicht aus dem BAG-Beschluss schon heute unabhängig von der Betriebsgröße. Eine Erfassung fehlt in ihrem Fall nicht plötzlich weniger ins Gewicht. Prüfen Sie beim Zählen der Beschäftigten, wie der endgültige Gesetzestext die Köpfe zählt, etwa bei Teilzeit oder Aushilfen.

Leitende Angestellte

Die Ausnahme für leitende Angestellte in § 18 ArbZG soll nach dem Entwurf unverändert bleiben. Die IHK Rhein-Neckar schließt daraus, dass sich die Erfassungspflicht nicht auf leitende Angestellte erstreckt. Das entspricht der herrschenden Auffassung. Die IHK Reutlingen weist darauf hin, dass sich dem BAG-Beschluss selbst keine Erfassungspflicht für leitende Angestellte im Sinne des § 5 BetrVG entnehmen lässt. Ob jemand tatsächlich leitender Angestellter ist, hängt aber von der Stellung und den Befugnissen ab und nicht vom Titel. Ein „Teamleiter“ ohne eigene Entscheidungsbefugnis fällt in der Regel nicht darunter. Im Zweifel lohnt sich fachkundiger Rat.

Was bedeutet der Entwurf für kleine und mittlere Unternehmen?

• Betriebe mit mehr als 10 Beschäftigten: Sie müssten künftig elektronisch erfassen. Der Entwurf sieht dafür nach Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsfristen vor. Die genauen Fristen sollten Sie dem finalen Gesetzestext entnehmen.
• Kleine Betriebe: Die Ausnahme betrifft nur die Form. Wer heute nichts erfasst, erfüllt schon jetzt seine Pflicht nicht.
• Betriebe mit Vertrauensarbeitszeit: Auch hier müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit festgehalten werden.
• Betriebe mit Homeoffice oder Außendienst: Die Erfassung muss am Tag der Arbeitsleistung erfolgen, also auch von unterwegs.
• Der Aufwand für Nachweise: Aufzeichnungen müssen aufbewahrt werden und Beschäftigte können Kopien verlangen. Lückenhafte Listen werden dann schnell zum Problem.

Was sollten Betriebe jetzt tun?

1. Bestandsaufnahme: Prüfen Sie, ob Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für alle Beschäftigten tatsächlich erfasst werden, auch im Homeoffice, im Außendienst und bei Teilzeitkräften.
2. Beschäftigte zählen: Klären Sie, ob Ihr Betrieb unter die Zehn-Personen-Grenze fällt. Beachten Sie, dass die Ausnahme nach dem Entwurf nur die elektronische Form betrifft.
3. Leitende Angestellte prüfen: Legen Sie fest, wer tatsächlich leitender Angestellter ist, und halten Sie die Begründung fest.
4. Zeitnah erfassen: Stellen Sie sicher, dass die Eintragungen am Tag der Arbeitsleistung erfolgen und nicht gesammelt am Monatsende.
5. Aufbewahrung und Auskunft regeln: Legen Sie fest, wie Sie Aufzeichnungen aufbewahren und wie Sie einer Auskunfts- oder Kopieanforderung nachkommen.
6. Gesetzgebung verfolgen: Beobachten Sie, ob und in welcher Form der Entwurf ins Kabinett geht. Bei Fragen zu Ihrem Einzelfall hilft Ihre Kammer oder ein auf Arbeitsrecht spezialisierter Anwalt.

Weitere Hintergründe zur geltenden Pflicht finden Sie im Beitrag Digitale Zeiterfassung ab 2026.

Fazit

Die Erfassungspflicht gilt bereits heute. Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 würde sie ins Arbeitszeitgesetz übernehmen und Verstöße direkt mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € belegen. Betriebe bis zehn Beschäftigte und Privathaushalte wären nur von der elektronischen Form ausgenommen. Leitende Angestellte blieben nach herrschender Meinung außen vor. Beschlossen ist der Entwurf aber noch nicht.

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